通过知识库高效管理“行业标准文件”

集团知识管理系统知识库是文档管理的工具，结合我们的实际工作充分利用，将大大提高文档管理效率，降低文档流失及安全风险。以兆翔科技为例，看看知识库是如何帮助公司高效完成“行业标准文件”管理工作。

兆翔科技公司核心业务涉及建筑智能、弱电设计、软件研发等。在集团新知识库上线前，为了保证公司各项业务始终遵循行业最新发布的标准，公司安质部的一位同事A 专门负责“维护行业标准文件”的管理。同事A 需要完成以下工作事项：1

1、定期查看标准文件发布网站，从大量的标准中，找到公司相关的新发布的或更新的标准文件，并下载保存；2

2、更新行业标准清单（EXCEL 版本）；

3、与相关领导、业务部门提报并确认更新标准及标准清单，确认后删除旧的标准文件，保存新的标准文件；

4、提醒相关部门标准文件的变化信息，将相关标准邮件打包发送给需要使用标准文件的同事。

整个工作的重要性毋庸置疑，但可以看出，通过线下完成这一流程繁琐且低效：同事A将大量的时间花费在清单的整理、确认、提醒以及反复的文件发送，同时过程中还存在这样的风险：所有标准文件的更新下发仅依靠同事A执行，并集中储存在一台电脑中，如A离职或电脑损坏，极有可能造成工作断档与文件流失。

新知识库上线后，帮助同事A高效的完成行业标准文件的管理工作，同时避免了因人员离职或存储设备损坏造成的风险：

1、A将所有行业标准文件分门别类上传至知识库，或者由对口的业务部门人员负责收集及上传，由A对上传内容进行集中审核与管理；

2、A定期查看标准文件发布渠道，下载行业标准文件，新发布文件上传到指定目录，更新文件直接使用知识库“更新功能”；

3、不再需要制作、维护行业标准文件清单，知识库系统支持在线查看文件列表，同时可将列表导出；

4、不再需要邮件发送相关领导、业务部门确认，通过线上流程完成知会、审批工作；

5、不再需要通过邮件发送给相关同事，所有员工可通过知识库搜索相关文件，并根据个人权限进行浏览、下载等操作。

君子性非异也，善假于物也。从上述案例可以发现：假如兆翔科技缺乏行业标准文件管理经验与规范要求，再强大的管理系统也无法最大发挥其效用。知识库的功能固然强大，但更要需要基于自身业务现状及需求认真思考、创新设计。

集团公司 宋陶然