随着集团新知识系统中主要功能之一——知识库的建设完毕，目前已经在四家试点成员企业开启前期试用。相比较原知识库，新知识库有着完善的使用及管理功能（功能介绍详见上期知识管理专栏），结合业务场景下的正确使用流程，能够高效解决当前各成员公司常见的文档管理问题：

文档集中在某个人电脑中，人员离职同时文档丢失，造成知识流失；

文档更新速度快，文档版本多容易混淆，造成文档使用错误；

管理文档的人员要经常更新文档台账，将新版本发送给需要同事，重复工作浪费时间精力；

文档缺乏权限及审批流程管控，造成信息安全隐患；

……

运用新知识库，必须要把握以下三个要点：

“内容梳理，分类分级”

将公司中最有价值、使用频次最高的文档进行收集、汇总，根据收集到的文档使用范围分为公司级、部门级。常见公司级文档包括但不限于：规章制度、法律法规、行业标准、流程指引、计划总结、培训课件等。常见部门级文档包括：经验教训、工具模板、操作手册、专业技术、案例报告及一些过程性文档等。将公司级文件夹和部门级文件夹按照MECE 原则再进行分级处理，输出公司结构化目录。

“权限设定，审批设置”

基于文档的使用范围以及重要性，灵活设定不同程度的权限（谁能浏览、谁能下载、谁能编辑、谁能打印、谁能拷贝）；设计合适的审核角色线及审核流程（常见审批流程为二级审批或三级审批，部门管理员作为第一级审批人，主要审批文档质量，如分类是否正确、标题是否符合要求、是否有格式或文字错误等；部门经理作为第二级审批，主要审批文档内容的专业性以及对文档权限的把控。）

“使用流程，清晰设定”

新知识库功能再完善，也只是辅助我们高效管理文档的工具。如果没有在业务中明确的使用流程、没有清晰的职责划分，那么工具再好也是白搭。这就好比同样一台电脑，有的人的文件夹结构合理，命名规范，能够将工作中的文档有序的存储，高效的查找、获取；有的人却将文档集中在首页上，需要查找的时候耗时耗力，还往往出现使用文档的版本错误、误删重要文档等问题。因此第三个要点，也是最重要的部分：要基于业务目标导向，根据现有的线下文档管理流程与新知识库的功能，对新知识库使用流程进行设计，明确各级管理员的职责，从而实现“人员各司其职，文档高效管理”的目的。

文档管理只是知识管理基础中的基础，但在日常经营管理中却经常问题重重。不论公司还是员工个人，都应该使用功能完善的工具、掌握高效合理的使用方法，对工作中的各类文档进行高效管理，从而提升我们的工作效率。

集团公司 宋陶然