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集团新知识库使用前的筹备要点
发布时间:2019-04-08
 

随着集团新知识系统中主要功能之一——知识库的建设完毕,目前已经在四家试点成员企业开启前期试用。相比较原知识库,新知识库有着完善的使用及管理功能(功能介绍详见上期知识管理专栏),结合业务场景下的正确使用流程,能够高效解决当前各成员公司常见的文档管理问题:

文档集中在某个人电脑中,人员离职同时文档丢失,造成知识流失;

文档更新速度快,文档版本多容易混淆,造成文档使用错误;

管理文档的人员要经常更新文档台账,将新版本发送给需要同事,重复工作浪费时间精力;

文档缺乏权限及审批流程管控,造成信息安全隐患;

……

运用新知识库,必须要把握以下三个要点:

“内容梳理,分类分级”

将公司中最有价值、使用频次最高的文档进行收集、汇总,根据收集到的文档使用范围分为公司级、部门级。常见公司级文档包括但不限于:规章制度、法律法规、行业标准、流程指引、计划总结、培训课件等。常见部门级文档包括:经验教训、工具模板、操作手册、专业技术、案例报告及一些过程性文档等。将公司级文件夹和部门级文件夹按照MECE 原则再进行分级处理,输出公司结构化目录。

“权限设定,审批设置”

基于文档的使用范围以及重要性,灵活设定不同程度的权限(谁能浏览、谁能下载、谁能编辑、谁能打印、谁能拷贝);设计合适的审核角色线及审核流程(常见审批流程为二级审批或三级审批,部门管理员作为第一级审批人,主要审批文档质量,如分类是否正确、标题是否符合要求、是否有格式或文字错误等;部门经理作为第二级审批,主要审批文档内容的专业性以及对文档权限的把控。)

使用流程,清晰设定”

新知识库功能再完善,也只是辅助我们高效管理文档的工具。如果没有在业务中明确的使用流程、没有清晰的职责划分,那么工具再好也是白搭。这就好比同样一台电脑,有的人的文件夹结构合理,命名规范,能够将工作中的文档有序的存储,高效的查找、获取;有的人却将文档集中在首页上,需要查找的时候耗时耗力,还往往出现使用文档的版本错误、误删重要文档等问题。因此第三个要点,也是最重要的部分:要基于业务目标导向,根据现有的线下文档管理流程与新知识库的功能,对新知识库使用流程进行设计,明确各级管理员的职责,从而实现“人员各司其职,文档高效管理”的目的。

文档管理只是知识管理基础中的基础,但在日常经营管理中却经常问题重重。不论公司还是员工个人,都应该使用功能完善的工具、掌握高效合理的使用方法,对工作中的各类文档进行高效管理,从而提升我们的工作效率。

集团公司 宋陶然



 
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