工欲善其事，必先利其器。从功能上讲，新的知识库的显著优势有四：

一是完善的权限管理功能。

知识库各级别目录、各个文档都分别可灵活设置任意权限人（哪些公司、哪些部门、哪些人）与特定权限范围（仅浏览、可编辑、可下载、可打印），同时在线浏览支持打水印，保证各公司大部分业务文档的权限管理需求（但不支持保密文档的管理）。

二是灵活的审批流程。各文档上传时的审批流程，可根据文档的重要性不同，设定相应的审批流程。

三是方便的搜索与查询。从使用角度上，既可以通过关键词一键搜索，也可以通过实用的导航功能，找到自己想要的显性知识。

四是详细的数据统计。哪些文档业务价值高，员工使用次数多；哪些文档上传许久却无人问津，可以通过文档的相关使用数据一目了然。

除此之外，新知识库还有一些增值实用功能，例如可设置文档过期时间、可将相关知识进行串联、可更新知识版本等，各项功能都能够方便大家更好的使用以及管理各类知识。

知识库功能完善了，并不代表就能够创造价值了，还要充分的思考怎样管理、应用这项工具。因此对各公司在知识库管理上提出了新的要求：

首先，各公司应定义自身核心知识范畴。所谓核心知识，是指在公司日常业务中，业务价值大、使用频次高的知识。前期，通过梳理各公司业务需求，目前集团核心知识主要涵盖以下类别：规章制度、法律法规、行业标准、流程指引、操作手册、工具模板、经验教训、案例报告、计划总结、培训课件、产品知识、专业技术。各产业、各公司可根据实际业务需求与经营管理重点，选择其中部分类别进行重点管理。例如二级集团可重点累积能促进横向知识协同的工具模板、案例报告、产品知识、培训课件等。

其次是知识应用导向。知识的价值在于指导在业务中更好的完成工作。从核心知识的形成、管理，要让员工在日常业务中能够平时知道、需要时能够找到、找到后愿意应用、应用后解决问题。通过核心知识的充分复用，在业务中避免重复犯错、降低管理成本、提升业务效率。例如，售后服务部形成工具“退换货流程常见问题及解决方法”，让客服在遇到过去公司曾发生过的问题时，快速查询清单并找到解决方法，提高工作效率。

最后是核心知识需要加工与整合。核心知识的特点是高业务价值、高使用频次，这就要求核心知识必须经过资深业务人员的精雕细琢，不断从内外部吸取优秀内容进行加工，以应用为主题进行结构化整合后，才能实现核心知识的意义与价值。