■集团规建部  柏冬山

   工程项目管理系统（以下简称“系统”）主要是通过建立计算机信息技术平台，对项目人力、材料、设备、信息、技术等资源进行整合和统一管理，以便资源共享，提高团队的工作效率，提升专业技术人员的工程管理水平，实现项目风险可控。就如何用好工程管理系统，提升集团的工程管理水平，笔者进行了深入分析和阐述。

系统使用顺畅

将带来极大便利

   集团处于高速发展阶段，工程建设体量大、项目类型多样，工程管理参与单位和部门多，建设管理架构较为复杂，在工程建设中引入信息化管理显得尤为重要。自从2012年6月18日集团领导组织召开系统建设启动会以来，集团规建部和信息部作为主办部门，在经过前期约谈供应商、筛选邀请对象、组织招标、需求调研、系统开发等一系列的工作后，目前已基本按照招标文件及集团功能需求要求，完成系统开发工作，系统处于试运行阶段，具备初验条件。未来系统使用顺畅后将给工程管理带来极大便利。

   首先是通过系统能方便快捷的查询到各项目的质量、安全文明施工、进度、投资、档案资料等相关信息，动态掌握项目的推进情况；通过设置不同查询条件（按板块、类型、建设单位等），对集团所有项目或某一类型项目相关数据提取、汇总，生成报表，为各级领导提供决策依据。其次是将目前大部分仍在以纸质形式进行审批的事项转为电子化审批，系统通过设置审批时限和提醒等功能，提高审批效率，推进项目实施。再次，在系统开发研究过程中，不断对相关制度和业务流程进行优化和完善。再来，把工程管理中好的做法、新材料、新技术、新工艺、先进的项目机制、工程管理经验和教训总结上传、共享到系统平台，实现将个人知识、小团队知识转化为集体知识、大团队知识，提高集团工程管理水平。最后，通过使用系统，实现各项目管理透明化、规范化，有利于项目风险管控。

推动系统试运行

尚需多方合力

   当然，为使系统使用顺畅，达到上述效果，就需要将项目推进过程中产生的大量基础资料、数据录入系统，以支撑项目在系统中的运转，这无疑会较大程度增加业务人员的工作量，也是系统在推动过程中，尤其是在试运行和使用初期阶段，系统推动缓慢的最大原因。同时，若业务人员抱着抵触情绪，不积极配合使用系统，觉得系统只会增加工作量，势必导致恶性循环，最终系统不仅不能提高工作效率，反而会成为一个累赘，作用适得其反。

   在系统建设过程中，尤其是在需求调研、系统使用培训、试运行阶段，需要相关业务部门能够积极配合项目组的工作，在部门对接人员及培训人员安排、功能需求提出、资料录入时效性和完整性等事情上给予足够重视，以期系统试运行能较好的达到预期效果。

   如何正确的认识、理解系统，用好系统，达到理想的预期效果，我们应做好以下工作：

   首先，领导应充分重视并积极推动系统使用。系统是一把双刃剑，功能设置合理，运行顺畅，系统能正面推动集团工程建设；一旦把系统相关的事情当成额外增加的工作，应付性的使用，系统将成为我们工作上的负担，从而大大降低工作效率。因此，各相关公司和业务部门的领导需要充分重视，加大在公司和部门内对系统使用的推行力度，实现系统预期效果；

   其次，各部门业务人员应意识到，系统使用初期可能会增加部分工作量，但是一旦系统运行顺畅后，相应的资料录入和沟通协调工作量会减少，一些工作报表、文件、会议纪要、数据等上传系统后，集团内部人员可自行查看和下载（少数设置权限），而不需经办人多次重报给不同对象。同时，统计数据和台帐也可通过系统自动生成，减少工作量和人为错误。

   第三，不断完善系统功能。系统的功能是一个逐步完善的过程，目前系统已基本按集团内部调研确定的需求完成开发，但仍需要各级人员通过使用系统，发现功能错误或不合理的地方，提交项目组优化和完善，只有系统功能合理，使用人员体验到系统给工作带来的便捷和改善，才会更好激发大家使用系统的热情。

   第四，项目组将制定《系统使用管理规定》，通过明确各方职责，制定系统使用的相关要求、标准、罚则，规范使用行为，从而推动系统使用。

   总之，系统需要全集团相关单位共同维护和完善，才能在项目建设过程中顺畅运行，推动项目建设，否则就成为了工作中的负担和项目推进过程中的阻力。