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提升组织记忆力和思维能力
发布时间:2014-06-04
 

集团运标部副总经理李国献

【开栏的话】

   为强化集团公司各职能部门专业研究成果的流动与共享,普及经营管理专业知识,从本期开始,《翔业周报》开辟“智库THINK TANK”系列连载,进一步推动集团知识库的构建,提高集团的组织智商。

   我们是否正面临如下问题:最有经验的员工离职、调动或退休,新接替的员工需要从头做起;经常出现重复性错误;跨部门的知识共享和信息交流很困难,重复性工作大量存在;为查找到所需要的知识耗费大量的时间、精力;经常不能及时找到决策所需的最新信息。如果存在上述某些甚或全部问题,那么就说明你所在的组织存在严重的组织失忆或者说组织的思维能力较低,组织的知识迫切需要管理。

   简单来说,知识管理就是组织通过采取一定的手段、措施,保证能够在最需要的时候将最需要的知识传递给最需要的人,以帮助成员获取信息,并能够在工作中得以应用,进而提高工作绩效。知识管理能够帮助组织改变以往知识一盘散沙的状况,避免知识流失,打破知识封锁,促进知识的共享和应用,实现知识增值,进而提升组织智慧。

   为有效发挥知识的价值,企业在开展知识管理过程中通常会采取系统化的步骤、方法。

   第一步:知识识别  根据自身对知识需求的分析,明确需要哪些知识,包括现有知识和应有的知识。对企业而言,主要基于企业的战略目标,明确关键性知识需求;对员工个人而言,主要基于岗位能力要求及工作需要,明确日常的知识需求。

   当然,在知识识别过程中,我们会遇到这样的挑战,即究竟什么是知识?首先,知识与数据、信息不同,数据类似于符号,没有实际意义,当数据关联起来,就形成了有意义的信息,信息加以分析,用于生产经营,满足实际需要,就转变为知识,所以知识是用于生产的有价值的信息。

   其次我们应该明白知识存在于哪里。在日常工作中,知识不仅显性的存在于文件系统以及日常工作流程、制度、规范中,而且更多地隐藏在员工的技能、经验及思维模式之中。为了更好地认清我们身边知识的存在形式,我们不妨参考下述对知识的分类方法:(如左图)

   上述分类有利于我们理清自己的知识需求。

   第二步:知识创造  乍一听似乎是一件高难度的工作,但在我们日常工作中却大量存在。最为典型的就是研发部门对新产品、服务的研发或工艺、技术攻关。除此之外,工作中经常存在的制定、修订产品(服务)标准、业务流程、操作手册等标准及制度,制作工作模板、管理表单,撰写工作总结、考察或学习报告、行业和市场研究分析,提出管理建议,内部出版刊物等等都是知识创造的表现。如德鲁克所言,“知识是唯一有意义的资源”,我们应该通过学习和工作不断创造知识,促使这“唯一有意义的资源”持续增值。

   第三步:知识获取  对存在于企业内部已有知识进行整理积累,或对外部现有知识进行甄别、引入。不管对于企业还是个人,都应该积极收集整理符合自己需求的多方面的知识,并沉淀、纳入知识库之中,为我所用。在知识获取途径上,我们可以根据知识分类采取针对性的措施,对于事实性知识和科学性知识这类较为显性化的知识,可以通过检索、阅读及培训等方式获得;对于技术性知识这类高度个人化的知识,主要靠在实践中边干边学逐步积累获得。此外,为有效、持续获取知识,可通过梳理业务流程来明确知识点及所在位置,并建立制度鼓励员工在日常工作中获取、沉淀知识;员工对在岗位工作中收集、创造的知识应积极整理、归档,养成知识积累的习惯。

   第四步:知识存储  在企业中建立知识库,把获取到的知识整理后纳入知识库中。企业建立知识库通常会引入信息技术手段,搭建系统的、条理清晰的知识体系。

   第五步:知识共享  即知识在企业内的传递和交流,通常是在企业内部通过查询、培训、研讨等方式进行。知识本身具有增值性,共享的人越多,就越能发挥它的价值,因此,知识共享是知识管理中的关键环节。知识获取、存储的目的就是共享,而知识共享又是知识应用的前提。知识库是企业中最重要的知识共享平台,而除此之外,知识共享在我们身边也随处可见,小到两个人的思想沟通和交流,大到大范围的正式培训和学习。

   第六步:知识应用  即把知识用于企业生产经营。知识的价值不在于占有而在于使用,付诸实践的少量知识比闲置不用的大量知识更有价值。在日常工作中,参考以往的案例和经验总结,对比分析外部标杆企业,依据行业信息进行分析和判断等都是知识应用的典型表现。

   综上,知识管理是动态循环不断完善和丰富的过程,贯穿于企业成长的整个过程。知识的积淀与活性决定了企业未来的成就与高度。企业要实现持续发展需要知识的传承,而实现知识的传承需要依靠的就是知识管理。



 
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